A tecnologia como poderosa aliada na gestão hospitalar.

 

É indiscutível o quanto a tecnologia transforma a sociedade de forma profunda e definitiva. Ela afetou a forma de se locomover, de se comunicar e até de se relacionar.  Com a saúde não é diferente: os avanços tecnológicos sempre foram essenciais para o desenvolvimento da medicina, possibilitando melhorias em diagnósticos e no tratamento de pacientes. A saúde digital, também chamada de e-Saúde ou Saúde 4.0 é um caminho inevitável para o futuro da medicina, no qual proporciona uma série de impactos na qualidade de vida dos pacientes e na gestão de informações.  A gestão hospitalar nada mais é que o gerenciamento de todos os processos que ocorrem no hospital, desde materiais e pessoas até sistemas e equipamentos que, quando integrados, facilitam o fluxo de informações. Quanto melhor a gestão, melhor será a experiência que o paciente tem no local e, consequentemente, maior a renda gerada.

A gestão de equipes na área da saúde não é uma exceção e precisa se modernizar para acompanhar esta tendência mundial, além de atender normas em processos de acreditação como transparência, governança corporativa,  operação paperless, proteção a dados pessoais e compliance fiscal. Uma administração hospitalar eficiente e inovadora também inclui colocar em prática os novos conceitos que chegam ao setor de Saúde, como a medicina preventiva ou a remuneração baseada em valor, ou mesmo para alcançar a chancela de Hospital Digital.

Possibilitar o bem-estar das pessoas é o grande objetivo de qualquer instituição de saúde. No entanto, para que esse propósito seja alcançado, não é suficiente apenas ter uma equipe técnica qualificada e contar com uma boa infraestrutura adequada à prestação de serviços médicos e enfermeiros: é fundamental que haja o enfoque nos processos administrativos, por meio da gestão hospitalar eficiente. A tecnologia na gestão hospitalar deve ser constantemente evoluída e atualizada para oferecer uma assistência clínica de qualidade, com recursos diagnósticos e terapêuticos que facilitem o processo decisório. Além disso, a inserção de ferramentas tecnológicas deve ser pautada na necessidade crescente de utilidade, aliada ao investimento financeiro necessário e as facilidades para incorporar essas funcionalidades no dia a dia. A melhoria dos processos de backoffice tem impacto direto na qualidade da assistência, aumentando a satisfação e segurança do paciente, que se vê mais respeitado com procedimentos gerenciais simples e transparentes, que diminuem a espera e também os erros.

Embora a gestão hospitalar seja um dos pilares de sustentação para o bom funcionamento de um hospital, nem sempre é dada a atenção devida para a área, que, se relegada a um plano inferior, pode comprometer toda a prestação de serviços feita pela instituição de saúde. A gerência dos processos hospitalares pode ser feita a partir do uso de diversas ferramentas, sendo o uso de recursos tecnológicos uma de suas principais.  Para a gestão hospitalar, os processos modernos refletem em diminuição de gastos, já que aumentam a inteligência organizacional. A profissionalização da gerência hospitalar é o primeiro passo para atingir essa eficiência na qual é possível racionalizar custos e reduzir desperdícios. Cada vez mais hospitais entendem que a gestão é fundamental para construir uma assistência sólida e de referência.  Apesar da saúde digital seja um segmento de prestação de serviços essenciais à população e, por isso, com grande demanda de trabalho, o setor da saúde tem abrigado um número grande de clínicas e hospitais, os quais competem entre si para oferecer atendimento aos pacientes. Nesse cenário de disputa mercadológica, a tecnologia pode ser um diferencial a favor da instituição de saúde que a emprega de maneira eficiente.

Entre as ferramentas tecnológicas importantes para a gestão hospitalar estão os softwares, plataformas de comunicação, armazenamento digital e em nuvem, aplicativos, bem como recursos em telefonia. Considerando as especificidades de cada uma das ferramentas, elas agilizam a organização de informações e seu acesso a elas, otimizam espaço, conferem segurança aos dados e permitem uma rápida comunicação.       Ao ter um sistema eficiente de gestão integrada de informações sobre os seus pacientes, que seja capaz de organizar e associar diferentes dados, o hospital ou a clínica otimiza as suas atividades, o que poupa tempo e evita o retrabalho. Além disso, essa forma de gerenciamento contribui para o direcionamento adequado das atribuições dos profissionais, que, a partir de informações precisas, podem atuar com maior efetividade.

Entre as ferramentas tecnológicas importantes para a gestão hospitalar estão os softwares, plataformas de comunicação, armazenamento digital e em nuvem, aplicativos, bem como recursos em telefonia. Considerando cada uma das ferramentas, elas agilizam a organização de informações e seu acesso a elas, otimizam espaço, conferem segurança aos dados e permitem uma rápida comunicação.

O armazenamento digital de dados trás inúmeras vantagens, como: economia de espaço; redução de gastos com papel, possibilidade de armazenamento em nuvem (fazendo que os dados possam ser acessados em qualquer lugar). Portanto, empregando-se um sistema de prontuários eletrônicos, que pode funcionar em nuvem ou em computadores físicos, e seus devidos backups, não existe o risco de perder documentos, como guias de convênios ou históricos médicos, por exemplo.

O uso de plataformas é importante tanto para a comunicação entre a equipe de colaboradores quanto com os pacientes, já que elas enviam informações sobre exames ou consultas via mensagem de texto no celular ou e-mail. Também os agendamentos se tornam mais ágeis e eficientes, uma vez que, com os compromissos marcados reunidos em uma base, a secretária pode checá-los e remanejá-los, quando necessário, com facilidade.

Ocorre também o aumento do nível de desempenho dos profissionais do setor administrativo, principalmente, a partir do trabalho com plataformas, que preenchem automaticamente recibos, guias de convênios etc. A pesquisa de dados também se torna muito mais rápida, permitindo que toda a equipe clínica e administrativa faça buscas com agilidade e rapidez, podendo integrar informações. A utilização dessas ferramentas favorece o aumento da produtividade dos profissionais, o que, consequentemente, se traduz na melhoria contínua da qualidade de atendimento ao usuário dos serviços prestados. Em conjunto, todas essas condições inovadoras ajudam a instituição de saúde a se manter competitiva em um mercado caracterizado pela concorrência, que é cada vez mais crescente na atualidade.

O público exige cada vez mais um atendimento diferenciado

O acesso à informação e evolução da tecnologia tornou o público cada vez mais críticos e sempre de olho no que acontece tanto ao seu redor quanto em contextos distintos dos seus, haja vista o alcance das redes sociais e das diferentes mídias. As pessoas vêm se tornando cada vez mais exigentes com a prestação de serviços contratados Esse aumento no nível de exigência não é diferente no domínio hospitalar, do qual os pacientes requerem atendimentos mais individualizados e eficazes.

O atendimento diferenciado que os usuários dos serviços médicos requerem consiste na associação da atenção clínica de qualidade com a agilidade, eficiência e objetividade na prestação de serviços administrativos. Esse segundo tipo de demanda depende, em larga medida, dos recursos tecnológicos disponíveis para a manutenção dos processos relativos à gestão hospitalar. Nessa perspectiva, a inovação tecnológica não deixa apes o hospital e a clínica mais competitivos no mercado, como também é um diferencial para seus clientes, que ficam satisfeitos com os serviços prestados. . O nível de satisfação dos pacientes com o serviço prestado é importante tanto para eles próprios quanto para a instituição que o oferece. Além de poder consistir em um estímulo para o restabelecimento do bem-estar do paciente, que se sente à vontade com o atendimento, a prestação satisfatória de serviços é fundamental para a manutenção da competitividade do estabelecimento no contexto mercadológico da saúde.

 

Canais de Comunicação abertos

Com o surgimento de diversas tecnologias da informação, a comunicação entre paciente e instituição hospitalar sofreu bruscas mudanças, podendo ocorrer por variados canais, que usam ou não a internet. Entre eles, estão as ligações telefônicas, o envio de mensagens de celular e via WhatsApp, o uso de aplicativos especializados, a utilização de e-mails e até o contato por redes sociais. O telefone, porém, continua sendo o principal canal de comunicação com o público.  Em geral, as pessoas preferem utilizá-lo principalmente porque o telefone transmite confiabilidade e credibilidade ao usuário, e permite uma interação mais proxima, com menor possibilidade de interpretações e informações incorretas, e é o mais acessível à população como um todo.

Nesse cenário, é fundamental que a instituição hospitalar conte com um serviço de atendimento telefônico de qualidade para oferecer aos seus usuários. Além de ter uma base telefônica com infraestrutura adequada à demanda de ligações e que funcione de maneira eficiente, é necessário que o hospital ou a clínica prepare os seus colaboradores para prestar o devido atendimento telefônico ao paciente.

Ferramentas de agendamento

As consultas são uma das principais atividades desenvolvidas no interior de uma instituição médica, seja ela um hospital ou uma clínica, por conta de caráter diagnóstico e assistencial. Em termos administrativos, o agendamento é um dos fatores mais importantes da consulta, uma vez que é ele que possibilita a organização e a gerência do tempo e dos espaços destinados aos atendimentos na instituição hospitalar.  Por isso, é fundamental que seja dada total atenção da equipe gestora para esse tipo de prática, que deve ser planejada e estruturada tanto do ponto de vista técnico, quanto de uma perspectiva administrativa.

Também para o usuário dos serviços prestados o agendamento é essencial, uma vez que consiste na garantia de seu atendimento em conformidade à sua disponibilidade e necessidades que tem.

Dessa forma, a gestão da agenda deve ser estruturada de maneira a possibilitar a integração eficaz de informações e o manejo ágil de dados, a fim de que o agendamento das consultas seja feito de forma rápida e eficiente.
O processo de agendamento tradicional, ou seja, utilizando papel, caneta e calendário para marcar, desmarcar, remarcar, encaixar e confirmar consultas, é lento e toma um tempo precioso das pessoas que lidam com isso. Para resolver essa situação, dinamizar os procedimentos de agendamento e desafogar os colaboradores do setor, é fundamental informatizar todo o processo. Há vários tipos de softwares especializados em fazer o agendamento automático de consultas. Esses programas gerenciam todas as informações disponíveis no sistema, organizando datas, horários, pacientes, bem como fazendo realocações. Para visualizar a importância de usar um software de agendamento de consulta integrado a um sistema de confirmação, basta pensar em uma instituição que atende diariamente cerca de 30 pacientes, um número baixo, inclusive. Procurar horários e datas, organizar os pacientes neles e ligar para cada um dos usuários que terão consulta no dia seguinte são atividades que tomarão todo o tempo do colaborador.

Compatilhamento de informações sobre exames e diagnósticos

O uso de softwares de gestão hospitalar é importante para o processo de agendamento de consultas, mas também para a integração de outros dados como informações sobre exames e diagnósticos.

Isso é possível porque cada paciente tem o seu prontuário eletrônico armazenado nestes programas, no qual contém todo o seu histórico de saúde na instituição e que é reportado a ela.

Em um prontuário eletrônico, são registradas informações com relação a diagnósticos feitos sobre o paciente, havendo indicações de medicação administrada, receituário despachado, número de consultas feitas, entre outras informações relevantes. Esse envio contínuo de informações é essencial para o controle atualizado da saúde do usuário do serviço, permitindo o funcionamento da inteligência clínica.

O trabalho com os softwares de gestão hospitalar também agiliza o agendamento, divulgação e entrega de exames. Se no modelo tradicional, o paciente ou seu familiar necessita enfrentar filas e ir a diferentes lugares para os procedimentos de exames, na gestão informatizada, o usuário consegue o acesso e armazenamento de seus dados de forma simplificada.

 

O fortalecimento da imagem da instituição

O uso atualizado de tecnologias aplicadas ao contexto de mercado favorece a qualidade e profissionalidade da prestação de serviços, e o estabelecimento de padrões quanto a procedimentos de organização interna, atendimento e canais de comunicação.

Tomados conjuntamente e aliados à excelência do corpo técnico da instituição, esses elementos em funcionamento adequado são a base para o fortalecimento da imagem da instituição. Ter uma boa imagem é pré-requisito para que o hospital ou a clínica atue de forma competitiva no mercado, afinal, saúde é um assunto importante e delicado, e o cidadão que tem a oportunidade de escolha jamais vai deixar a sua saúde nas mãos de uma instituição com pouca credibilidade, que tem problemas estruturais e organizacionais visíveis aos pacientes ou aos seus familiares.

Até mais do que outros segmentos de mercado, o ramo hospitalar necessita ter uma imagem forte, confiável, sólida, que passa segurança ao paciente. E esse padrão de qualidade deve existir não apenas nos procedimentos clínicos, mas, e toda a cadeia de atendimento pela qual o usuário do sistema precisa passar ao longo de seu contato com a instituição.

 

Desafios

Ainda existem alguns desafios na implementação de metodologias da indústria em organizações de Saúde:

  • Mindset:a mudança de mentalidade é um passo fundamental, mas organizações mais tradicionais podem enfrentar dificuldades para realizá-la;
  • Engajamento:é preciso deixar claro aos profissionais de Saúde que as metodologias e a tecnologia não têm como objetivo substituí-los, mas sim otimizar suas rotinas e dar mais qualidade ao cuidado com o paciente;
  • Tecnologia:o nível de transformação digital pode se tornar uma barreira para a implementação de processos mais modernos. Os hospitais devem entender que verba para tecnologia é investimento.

 

A aplicação de modelos importados da indústria, juntamente com a adoção de tecnologia, levará a administração dos hospitais a outro patamar. Nele a eficiência e a redução do desperdício refletem na qualidade da assistência , na segurança do paciente, e na imagem da instituição fatores que vão garantir a sustentabilidade das organizações.

 

Principais tendências tecnológicas na gestão hospitalar

Impressora 3D

A impresso 3D permite visualizar as estruturas orgânicas com a riqueza de detalhes que não seria possível nos equipamentos tradicionais. Além disso, permite fazer réplicas bem próximas ao órgão em questão para facilitar a intervenção cirúrgica. Com a impressora 3D será possível recriar órgãos dos pacientes e estudá-los antes do procedimento cirúrgico, elaborar modelos de medicamentos para adaptar nas estruturas biológicas do indivíduo ou desenvolver próteses para as mais diversas indicações clínicas.

Aplicativos de saúde

Os aplicativos fazem parte do cotidiano da população pois permitem a realização tarefas de forma mais prática e sem a necessidade de locomoção.  Essa influência também foi assimilada nos aspectos relacionados aos cuidados em saúde. Sendo assim, a inserção de aplicativos em saúde se mostra crescente. Nesse sentido, podem-se citar os aplicativos relacionados à promoção da saúde, que notificam sobre ingestão adequada de água, medicamentos, frequência cardíaca, monitoramento de sintomas, avaliação sobre a ingestão alimentar, dentre outros.
Existem também os aplicativos de saúde destinados a funções específicas, como mensuração da glicose sanguínea, análise da pressão arterial, determinação dos batimentos cardíacos e outros que monitoram as doenças já instaladas. Esses dispositivos, normalmente, estão disponíveis em relógios inteligentes ou nos telefones celulares e podem enviar informações, em tempo real, para os profissionais clínicos que assistem os pacientes.

Armazenamento na nuvem

Diante de tantas informações e documentações necessárias, mantê-las organizadas e de fácil acesso e busca não é uma tarefa fácil, ainda que seja no ambiente virtual. Pensando nisso, a tecnologia na gestão hospitalar deve incluir o armazenamento na nuvem como uma das opções viáveis. Trata-se de uma plataforma virtual com os limites de bytes a serem estendidos conforme a necessidade e o tipo de arquivo a ser armazenado. Além disso, é possível acessar os documentos de qualquer computador com acesso à internet.

Essa estratégia facilita o acesso de dados, encaminha as informações para outros profissionais que também cuidam da saúde do paciente e otimiza as impressões dos exames laboratoriais e radiológicos.

Big data na saúde

A tecnologia na gestão hospitalar por meio da ferramenta big data permite a integração de dados clínicos, medicamentosos e laboratoriais, conciliando com os dados epidemiológicos das doenças mais comuns nas localidades próximas às empresas clínicas. Com isso, é possível traçar um perfil do paciente atendido nas instituições de saúde, elaborar intervenções terapêuticas personalizadas e monitorar constantemente os indicadores clínicos da região. Além disso, a integração das informações em diferentes plataformas é uma excelente oportunidade para construir e publicar artigos científicos de relevância, aumentando a credibilidade das empresas.

Fontes:

https://novida.com.br/blog/gestao-hospitalar/

http://www.mv.com.br/pt/blog/o-que-a-industria-ensina-a-administracao-hospitalar

http://medilab.net.br/2019/03/19/tecnologia-na-gestao-hospitalar-veja-as-tendencias-para-a-area-de-ti/

http://medilab.net.br/2018/10/02/saude-digital-3-beneficios-de-aplicativos-de-apoio-para-gestao/

https://gestaodaclinica.com.br/saude-digital-entenda-a-revolucao-nos-processos-de-gestao-clinica/

https://forumsaudedigital.com.br/transformacao-digital-na-gestao-da-saude-quais-os-beneficios-para-as-pessoas/

https://exame.abril.com.br/negocios/dino/o-poder-da-tecnologia-na-gestao-hospitalar/